För att begränsa spridningen av Covid-19-epidemin ordnas VSD:s höstmöte undantagsvis som e-postmöte 17–25.9.2020. Närmare anvisningar om tidtabeller, mötesarrangemang, Zoom-tillfällen och den elektroniska blanketten skickas i god tid före e-postmötet börjar.

Möteskallelsen skickas per e-post till till den kontaktperson som medlemssamfundet angett senast 3.9. Mötets föredragningslista jämte bilagor, fullmakt och anvisningar om e-postmötet skickas till kontakpersonerna per e-post på tisdagen 8.9. Medlemssamfundet ska välja en mötesrepresentant, fylla i och underteckna fullmakten och skicka den per e-post till VSD senast 16.9.

E-postmötet öppnas 17.9 och stängs 25.9. Under denna tid ordnas för medlemskåren två Zoom-tillfällen, vid vilka ärendena på föredragningslistan presenteras och det är möjligt att ställa frågor och be om tilläggsinformation om ärendena. Dessa är inte beslutstillfällen. Zoom-mötenas tidpunkt meddelas i möteskallelsen.

Det egentliga ställningstagandet till beslutsförslagen och valet av styrelsemedlemmar sker via en elektronisk blankett, vars länk skickas till mötesrepresentanten. Hen ska fylla i och skicka blanketten under tiden 17–25.9.

Närmare anvisningar om mötesarrangemangen skickas i god tid före e-postmötets början.

Grunder för ordnandet av e-postmöte

VSD:s styrelse beslöt 6.8.2020 att delegationens höstmöte ordnas som e-postmöte. Beslutet grundar sig på undantagslagen som riksdagen godkände 24.4.2020. Eftersom det inte ryms mer än 36 personer med säkerhetsavstånd i Vetenskapernas hus största sal, skulle alla mötesdeltagare inte nödvändigtvis rymmas i salen. Därför skulle det för dem som inte kan delta på plats i mötet, endera på grund av brist på utrymme eller annan orsak, behöva ordnas ett pålitligt och samtidigt röstningssätt, så att rösträkningen skulle kunna genomföras i samband med mötet.

Då är emellertid behandlingen av motförslag och eventuell röstning problematiska vid ärenden som kräver beslut. Därför beslöt styrelsen att ordna mötet som e-postmöte, varvid medlemssamfundens ställning till beslutsärenden samlas och omröstningen av styrelsenmedlemmar genomförs på en elektronisk blankett, så att eventuella fel i röstningen och rösträkningen minimeras. Vid beslutsärenden blir beslutet den åsikt som över hälften av de befullmäktigade har understött, i enlighet med 10 § i delegationens stadgar.

Mer information om tidtabeller, mötesarrangemang samt övrigt av ovanstående fås av VSD:s verksamhetsledare Lea Ryynänen-Karjalainen, e-post: lea.ryynanen-karjalainen(at)tsv.fi, telefon: 09 228 69 222.