TSV:n syyskokous järjestetään Covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi poikkeuksellisesti sähköpostikokouksena 17.–25.9.2020. Tarkempia ohjeita aikatauluista, kokousjärjestelyistä, Zoom-tilaisuuksista ja sähköisestä lomakkeesta lähetetään hyvissä ajoin ennen sähköpostikokouksen käynnistymistä.

Kokouskutsu lähetetään sähköpostilla jäsenseuran ilmoittamalle yhteyshenkilölle viimeistään 3.9. Kokouksen esityslista ja liitteet, valtakirja ja ohjeet sähköpostikokouksesta toimitetaan yhteyshenkilölle sähköpostitse tiistaina 8.9. Jäsenseuran tulee valita kokousvaltuutettu, täyttää ja allekirjoittaa valtakirja ja lähettää se sähköpostilla TSV:lle viimeistään 16.9.

Sähköpostikokous avautuu 17.9. ja sulkeutuu 25.9. Jäsenistölle järjestetään tänä aikana kaksi Zoom-tilaisuutta, joissa esitellään esityslistalla olevat asiat ja jossa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja pyytää lisätietoja käsiteltävistä asioista. Nämä tilaisuudet eivät ole päätöskokouksia. Zoom-tapaamisten ajankohta ilmoitetaan kokouskutsussa.

Varsinainen kannanotto päätösesityksiin ja hallituksen jäsenten valinta tapahtuu sähköisellä lomakkeella, jonka linkki toimitetaan kokousvaltuutetulle. Hänen tulee täyttää ja lähettää lomake 17.–25.9. välisenä aikana.

Tarkempia ohjeita aikatauluista, kokousjärjestelyistä, Zoom-tilaisuuksista ja sähköisestä lomakkeesta lähetetään hyvissä ajoin ennen sähköpostikokouksen käynnistymistä.

Perusteet sähköpostikokouksen järjestämiselle

TSV:n hallitus päätti 6.8.2020 eduskunnan 24.4.2020 säätämään poikkeuslakiin perustuen, että valtuuskunnan syyskokous järjestetään sähköpostikokouksena. Koska Tieteiden talon suurimpaan saliin ei mahdu turvavälejä noudattaen kuin 36 henkilöä, kaikki kokoukseen osallistujat eivät välttämättä mahtuisi saliin. Siksi heille, jotka eivät voisi osallistua joko tilanpuutteen tai muun syyn takia paikan päällä kokoukseen, tulisi järjestää luotettava ja samanaikainen äänestämistapa, jotta ääntenlasku voitaisiin toteuttaa kokouksen yhteydessä.

Tällöin kuitenkin päätöksiä vaativien asioiden kohdalla vastaesitysten käsittely ja mahdollinen äänestäminen on ongelmallista. Tästä syystä hallitus päätyi järjestämään kokouksen sähköpostikokouksena, jolloin jäsenseurojen kanta päätettävistä asioista kerätään ja hallituksen jäsenten äänestys toteutetaan yhdellä sähköisellä lomakkeella, jotta äänestyksessä ja ääntenlaskennassa mahdollisesti tapahtuvat virheet minimoidaan. Päätösasioissa kokouksen päätökseksi tulee valtuuskunnan sääntöjen 10 §:n mukaisesti se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista valtuutetuista.

Lisätietoja aikatauluista, kokousjärjestelyistä sekä muusta edellä olevasta saa TSV:n toiminnanjohtaja Lea Ryynänen-Karjalaiselta, sähköposti: lea.ryynanen-karjalainen(at)tsv.fi, puhelin: 09 228 69 222.