Den sökande av understödet är alltid en registrerad vetenskaplig förening (senare används benämningar sällskap eller samfund).

Ansökningsblankett

• Öppnas på första ansökningsdagen 1.9 på VSD:s webbsida.
• Blanketten kan kompletteras och ändras under hela ansökningstiden fram till 30.9 kl. 23.59. Webblanketten stängs efter att ansökningstiden har gått ut. Försenade ansökningar behandlas inte.
• Inloggning sker med lösen för samfundets användarkonto. Om samfundet har glömt sitt lösenord, kan lösenordet återställas på webblankettens inloggningssida.
• OBS! Om samfundets kontaktpersons egen e-postadress har använts vid registreringen av användarkontot och kontaktpersonen byts, ska samfundet byta den nya kontaktpersonens e-postadress i användarkontot efter inloggning under Egen profil, Byt e-postadress. Kom ihåg att spara ändringen.
• Om samfundet inte tidigare har sökt publikationsunderstöd och/eller understöd för internationell verksamhet, ska samfundet skapa ett användarkonto i understödssystemet på ansökningsblankettens inloggningssida. Om samfundet har en allmän e-postadress, rekommenderas att den används som kontaktadress vid registrering. VSD skickar all korrespondens som rör ansökan till den e-postadress som angetts vid registreringen.
• Om samma person sköter flera samfunds understödsansökningar, måste ett användarkonto registreras skilt för varje samfund. I ansökningstjänsten för publikations- och internationell verksamhet kan samma e-postadress användas för registrering bara en gång. Då samma person sköter flera samfunds ansökningar ska olika e-postadresser användas vid registrering.
• Webbläsaren måste tillåta Javascript, popup-fönster och cookies (under sessionen).
• Webblankettens uppgifter kan skrivas ut.

Ansökningen bör innefatta en ifylld ansökningsblankett, begärda bilagor och för varje understödsobjekt en ifylld specifikationsblankett (specifikationsblankett för periodisk publikation, specifikationsblankett för monografiserie eller specifikationsblankett för den internationella verksamhetens understödsobjekt). OBS! Från och med september 2018 har monografiserier en egen specifikationsblankett! En ofullständig ansökan tas inte i beaktande.

Sändande av bilagorna

Till ansökningen bifogas elektroniskt:

• det sökande samfundets resultaträkning, balansräkning och revisionsberättelse eller verksamhetsgranskningsberättelse från föregående räkenskapsperiod. Ifall publikationsseriens intäkter och kostnader inte framgår per slag i samfundets resultaträkning, bifogas utöver samfundets resultaträkning också antingen en skild resultaträkning för publikationsseriens kostnadsställe eller ett utdrag ur huvudboken för publikationsseriens intäkter och kostnader från föregående räkenskapsperiod.
• det sökande samfundets verksamhetsberättelse eller annan motsvarande utredning från föregående räkenskapsperiod.
• av nya ansökare dessutom det sökande samfundets stadgar.

OBS! Om bokslutet är en fil kan den laddas på flera obligatoriska ställen i bilagorna.

Om den periodiska publikationen (tidskrift eller årsbok) inte är öppet tillgänglig på nätet, skickas ett tryckt provexemplar till adressen:

Vetenskapliga samfundens delegation
Kirsi Siitonen
Kyrkogatan 6
00170 Helsingfors

Mer information: vetenskapssekreterare Kirsi Siitonen, tfn (09) 228 69 269, kirsi.siitonen(at)tsv.fi

OBS! Vid frågor gällande ifyllandet av webblanketten och tekniska problem skickas servicebegäran via Meddelanden-funktionen i ansökningssystemet.

Ansökningsblankettens ifyllningsanvisning

Alla efterfrågade tal bör vara heltal utan tusentalsavgränsare.

Kommission Välj endast en kommission.

Medlemskåren och medlemsavgiften antecknas i enlighet med ansökningstidpunkten.

Specifikationsblankett för periodisk publikation (tidskrift eller årbok)

I fältet Publikationsseriens namn antecknas alltid seriens namn. Delens nummer eller årgång antecknas inte. För varje periodisk publikation ifylls en egen blankett.

Om publikationsserien har både en tryckt version och en elektronisk version, ifylls uppgifterna på båda ställena. En öppet läsbar elektronisk publikation är gratis tillgänglig för alla på en webbsida, en prenumerationsbaserad är tillgänglig i en licensierad webbtjänst.

Med Årgångens artikelmängd avses antalet kollegialt granskade artiklar. Översikter, bokrecensioner mm. räknas inte med. Om tidskriften eller årsboken endast utkommer vartannat år, anges uppgifter från de år den utkommer.

Utgivarens åtgärder för att främja öppen tillgång

UKM:s beslut (UKM/30/524/2021) definierar publikationsstödets villkor på följande sätt: “Den öppna publikationsverksamheten som stöds med bidraget ska vara förenlig med Finlands Akademis finansieringsvillkor”. Detta innebär följande:

• Bokserier och tidskrifter kan främja öppen publicering endera genom att publicera hela serien eller de vetenskapliga delarna fritt på nätet eller genom att tillåta parallellpublicering av artiklarna eller manuskripten i universitetens och/eller forskningsinstitutens publikationsarkiv. Skribenten ansvarar för parallellpubliceringen.
• Förläggarnas parallellpubliceringspolicy ska sparas i den internationella databasen SHERPA/RoMEO, i vilken skribenterna lätt kan granska vilken version av texten de får spara.
• Vetenskapliga tidskrifter ska tillåta parallellpublicering av endera den publicerade versionen (version of record) eller det accepterade manuskriptet (author's accepted manuscript) före publicering.
• Vetenskapliga tidskrifter ska tillåta parallellpublicering med någon av följande Creative Commons-licenser: CC BY 4.0, CC BY-SA 4.0, CC0 eller CC BY-ND, om skribenten så kräver. Om skribenten inte kräver användning av någon av ovannämnda licenser, kan tidskriften fritt bestämma vilka licenser som används, men vi rekommenderar användning av Creative Commons-licenser.
• Öppenhet kan verkställas med fördröjning, det vill säga embargo. Enligt EU:s rekommendationer är fördröjningen högst 6 månader inom naturvetenskaper och 12 månader inom humaniora och samhällsvetenskaper.

Sakkunnigförfarande vid val av material som ska publiceras

• Som sakkunnigförfarande bör kollegial granskning tillämpas i publikationerna, vilket för tidskrifter gäller åtminstone de vetenskapliga artiklarna.
• De som använder märket för kollegial granskning väljer alternativet ”Serien använder märket för kollegial granskning”. Andra redogör för granskningssättet i ord, till exempel ”Blind granskning utförd av två sakkunniga”.
• OBS! Ett villkor för erhållande av statsunderstöd är även att erbjudande av manuskript är öppet, det vill säga att understöd inte kan beviljas publikationer vars material insamlas regelbundet genom sluten kallelse (t.ex. publikationer som grundar sig på seminarier för inbjudna gäster).

Den tryckta publikationens distribution och upplagesiffra

• Meddelas för varje enskilt nummer. Ifall upplagan varierar, meddelas medeltal.
• Det föregående årets uppgifter ska grunda sig på uppgifter i verksamhetsberättelsen.
• Det innevarande årets samt understödsårets uppgifter är uppskattningar.
• Fyll i fälten endast med sifferuppgifter. Använd inte tusentalsavgränsare. (Rätt skrivsätt: 2500).
• OBS! Från och med år 2017 är en för stor upplaga för tidskrifter och årsböcker en faktor som minskar statsunderstöd. Om det av upplagan blir över 50 st. för lösnummerförsäljning och på lager, framförs motivering för upplagans storlek i fältet Tilläggsutredning.

Prenumerationspriserna är sifferuppgifter och allt ska ifyllas. Även 0 går.

Intäkter och kostnader

• I samfundets bokslut ska publikationsverksamhetens intäkter och kostnader vara separat från samfundets övriga verksamhet. Olika seriers intäkter och kostnader ska åtskiljas så att verifiering av de i ansökningen och redovisningen angivna uppgifterna från föregående räkenskapsperiod är möjligt. Vid behov skickas som bilaga till ansökningen seriespecifika resultaträkningar eller huvudboksutdrag, varav seriespecifika intäkter och kostnader framgår. Ett annat alternativ är att från samfundets egen revisor beställa ett skilt utlåtande om att statsunderstödet har använts i enlighet med anvisningarna och avtalet. En mall för utlåtandet fås på begäran av publikationschefen. Utgivaren svarar för utlåtandets kostnader.
• Kostnadernas och intäkternas slutsummor ska motsvara varandra för det år som understöd söks för med specifikationsblanketten.
• OBS! Om utgivaren har under ansökningsåret fyllt i en redovisning för serien i fråga, ska i ansökningen antecknas för föregående års del de i redovisningen angivna eller de i samband med redovisningen eventuellt korrigerade intäkts- och kostnadstalen.

Intäkter

• Med prenumerations- och försäljningsintäkter menas hela seriens intäkter, så även seriens äldre delars försäljnings- och licensintäkter under understödsåret anges som intäkter.
• Intäkterna ska fyllas i för varje år; det föregående året grundar sig på bokslutet och det innevarande samt understödsåret är uppskattningar.
• Ifall det något år inte har utkommit något nummer alls, nämns detta i tilläggsinformationen.
• Den del av medlemsprenumerationer eller medlemsavgifter som intäktsförs till publikationsserien anges antingen i Prenumerations- och försäljningsintäkter eller i Övriga intäkter. Den av medlemsavgifter till publikationsserien fördelade andelen uppskattas enligt en hur stor del publikationen är av de tjänster och/eller förmåner som samfundet erbjuder till medlemmar.
• Även öppna publikationer måste ha någon annan intäkt än statsunderstöd (t.ex. en andel av medlmesavgifter).

Statsunderstöd som erhållits under föregående och innevarande år och som nu ansöks antecknas under intäkter i sin egen punkt.

I punkten Övriga understöd anges andra understöd och stipendier som publikationsserien fått. Om understödet/stipendiet har beviljats för annan verksamhet utöver publikationsverksamhet eller om det fördelas på flera år, antecknas den andel som hör till publikationsserien och vid behov indelat på olika år. Tilläggsinformation kan ges under Utredning.

Slutsummorna räknas automatiskt på webblanketten. Decimaltecknet är komma (,). Använd inte någon tusentalsavgränsare (inte punkt eller mellanrum) eller andra extra tecken.

Allokering av kostnader från den allmänna förvaltningen:

Mottagaren av specialunderstödet (understödet för publikationsverksamhet) kan allokera allmänna kostnader för verksamheten till understödet. De allmänna kostnaderna är sådana kostnader för allmän förvaltning som inte direkt inriktas på någon specifik verksamhet eller något enskilt projekt. Dessa kostnader får utgöra högst 15 procent av det understödda projektets totala kostnader. Om de allmänna kostnaderna uppstår oavsett projektet, kan de allmänna kostnaderna inte allokeras till projektets bokföring.

De allmänna kostnaderna ska:

• vara tydligt och motiverat hänförda till projektets ändamål
• motsvara projektets kostnadsförslag
• vara separat dokumenterade
• ha samma grunder under hela användningstiden.

De allmänna kostnaderna ska basera sig på faktiska kostnader som även kan påvisas ha realiserats. Allmänna kostnader som bokförts på projektet ska synas på projektets kostnadsställesrapport i bokföringen.

Allmänna kostnader är:

• Kostnader för personalen inom den allmänna förvaltningen (t.ex. verksamhetsledare, ekonomichef, bokförare, förvaltningschef, kontorspersonal). Som anställd inom den allmänna förvaltningen kan anses en person vars anställningsförhållande inte påverkas av enskilda förändringar i antalet projekt.
• Möteskostnader för de högsta verksamhetsorganen hos understödsmottagaren.
• Kostnader för postning, telefon, it, kopiering m.fl. kontorskostnader för allmän förvaltning.
• Kostnader för revision och förvaltningsrevision.
• Kostnader som föranleds av outsourcing av funktioner till den del de tjänster som beställs är relaterade till den allmänna verksamheten, såsom t.ex. outsourcing av ekonomiförvaltningen.
• Kostnader för it- och datasystem för allmän förvaltning, om de inte täcks med ett separat understöd.

Andra publicerande samfund: I gemensamt bekostade seriers fall (andra förläggare i Finland eller utomlands) ska partnerns roll (andel av kostnaderna och intäkterna mm.) synas tydligt. VSD ber vid behov om tilläggsinformation.

Ansökningens motivering och tilläggsinformation kortfattat vid behov. Här kan man komplettera uppgifter i tidigare fält eller berätta om publikationsserien har utvecklingsplaner eller något annat sådant, för vars skull det ansökta understödet har höjts.

Specifikationsblankett för monografiserie

I fältet Publikationsseriens namn antecknas alltid seriens namn. Delens nummer eller årgång antecknas inte. Namn på enskilda delar som ingår i monografiserien kan antecknas under tilläggsuppgifter. För varje serie ifylls en egen blankett.

Sakkunnigförfarande vid val av material som ska publiceras

• Som sakkunnigförfarande bör kollegial granskning tillämpas i publikationerna.
• De som använder märket för kollegial granskning väljer alternativet ”Serien använder märket för kollegial granskning”. Andra redogör för granskningssättet i ord, till exempel ”Blind granskning utförd av två sakkunniga”.
• OBS! Ett villkor för erhållande av statsunderstöd är även att erbjudande av manuskript är öppet, det vill säga att understöd inte kan beviljas publikationer vars material insamlas regelbundet genom sluten kallelse (t.ex. publikationer som grundar sig på seminarier för inbjudna gäster).

Distribution

• Meddelas för varje år. Det innevarande årets samt understödsårets uppgifter är uppskattningar.
• Det föregående årets uppgifter ska grunda sig på uppgifter i verksamhetsberättelsen. Ifall det något år inte har utkommit något band alls, nämns detta under tilläggsinformationen.
• Beträffande monografiserier anges medeltalen om de bokspecifika distributionsuppgifterna varierar.
• Fyll i fälten endast med sifferuppgifter. Använd inte tusentalsavgränsare. (Rätt skrivsätt: 2500).

Intäkter och kostnader

• I samfundets bokslut ska publikationsverksamhetens intäkter och kostnader vara separat från samfundets övriga verksamhet. Olika seriers intäkter och kostnader ska åtskiljas så att verifiering av de i ansökningen och redovisningen angivna uppgifterna från föregående räkenskapsperiod är möjligt. Vid behov skickas som bilaga till ansökningen seriespecifika resultaträkningar eller huvudboksutdrag, varav seriespecifika intäkter och kostnader framgår. Ett annat alternativ är att från samfundets egen revisor beställa ett skilt utlåtande om att statsunderstödet har använts i enlighet med anvisningarna och avtalet. En mall för utlåtandet fås på begäran av publikationschefen. Utgivaren svarar för utlåtandets kostnader.
• Kostnadernas och intäkternas slutsummor ska motsvara varandra för det år som understöd söks för med specifikationsblanketten.
• OBS! Om utgivaren har under ansökningsåret fyllt i en redovisning för serien i fråga, ska i ansökningen antecknas för föregående års del de i redovisningen angivna eller de i samband med redovisningen eventuellt korrigerade intäkts- och kostnadstalen.

Intäkter

• Med prenumerations- och försäljningsintäkter menas hela seriens intäkter, så även seriens äldre delars försäljnings- och licensintäkter under understödsåret anges som intäkter.
• Intäkterna ska fyllas i för varje år; det föregående året grundar sig på bokslutet och det innevarande samt understödsåret är uppskattningar.
• Den del av medlemsprenumerationer eller medlemsavgifter som intäktsförs till publikationsserien anges antingen i Prenumerations- och försäljningsintäkter eller i Övriga intäkter. Den av medlemsavgifter till publikationsserien fördelade andelen uppskattas enligt en hur stor del publikationen är av de tjänster och/eller förmåner som samfundet erbjuder till medlemmar.
• OBS! Även öppna publikationer måste ha någon annan intäkt än statsunderstöd (t.ex. en andel av medlmesavgifter).

Statsunderstöd som erhållits under föregående och innevarande år och som nu ansöks antecknas under intäkter i sin egen punkt.

I punkten Övriga understöd anges andra understöd och stipendier. Om understödet/stipendiet har beviljats för annan verksamhet utöver publikationsverksamhet eller om det fördelas på flera år, antecknas den andel som hör till publikationsserien och vid behov indelat på olika år. Tilläggsinformation kan ges under Utredning.

Slutsummorna räknas automatiskt på webblanketten. Decimaltecknet är komma (,). Använd inte någon tusentalsavgränsare (inte punkt eller mellanrum) eller andra extra tecken.

Allokering av kostnader från den allmänna förvaltningen:

Mottagaren av specialunderstödet (understödet för publikationsverksamhet) kan allokera allmänna kostnader för verksamheten till understödet. De allmänna kostnaderna är sådana kostnader för allmän förvaltning som inte direkt inriktas på någon specifik verksamhet eller något enskilt projekt. Dessa kostnader får utgöra högst 15 procent av det understödda projektets totala kostnader. Om de allmänna kostnaderna uppstår oavsett projektet, kan de allmänna kostnaderna inte allokeras till projektets bokföring.

De allmänna kostnaderna ska:

• vara tydligt och motiverat hänförda till projektets ändamål
• motsvara projektets kostnadsförslag
• vara separat dokumenterade
• ha samma grunder under hela användningstiden.

De allmänna kostnaderna ska basera sig på faktiska kostnader som även kan påvisas ha realiserats. Allmänna kostnader som bokförts på projektet ska synas på projektets kostnadsställesrapport i bokföringen.

Allmänna kostnader är:

• Kostnader för personalen inom den allmänna förvaltningen (t.ex. verksamhetsledare, ekonomichef, bokförare, förvaltningschef, kontorspersonal). Som anställd inom den allmänna förvaltningen kan anses en person vars anställningsförhållande inte påverkas av enskilda förändringar i antalet projekt.
• Möteskostnader för de högsta verksamhetsorganen hos understödsmottagaren.
• Kostnader för postning, telefon, it, kopiering m.fl. kontorskostnader för allmän förvaltning.
• Kostnader för revision och förvaltningsrevision.
• Kostnader som föranleds av outsourcing av funktioner till den del de tjänster som beställs är relaterade till den allmänna verksamheten, såsom t.ex. outsourcing av ekonomiförvaltningen.
• Kostnader för it- och datasystem för allmän förvaltning, om de inte täcks med ett separat understöd.

Andra publicerande samfund: I gemensamt bekostade seriers fall (andra förläggare i Finland eller utomlands) ska partnerns roll (andel av kostnaderna och intäkterna mm.) synas tydligt. VSD ber vid behov om tilläggsinformation.

Ansökningens motivering och tilläggsinformation kortfattat vid behov. Här kan man komplettera uppgifter i tidigare fält eller berätta om publikationsserien har utvecklingsplaner eller något annat sådant, för vars skull det ansökta understödet har höjts. Här lönar det sig att framföra motiveringar om det i monografiserien utges dissertationer, då stödet inte rekommenderas att styras till publicering av dissertationer utan särskild orsak, till exempel illustrationskostnader som blir alltför betungande för disputanden.

Specifikationsblankett för den internationella verksamhetens understödsobjekt

Understöd kan sökas för internationella vetenskapliga organisationers medlemsavgifter. Dessutom beviljas stöd för mötesresekostnader för de internationella vetenskapliga organisationernas finländska styrelsemedlemmar samt för de internationella publikationernas finländska redaktionsmedlemmar. Det ansökta beloppet anges i hela euro utan tusentalsavgränsare.

I punkten Internationella vetenskapliga organisationers medlemsavgifter kan de bankkostnader som krävs vid internationell betalning tilläggas till det belopp som anges som medlemsavgift. Andra administrativa kostnader kan inte fördelas till detta understöd.

Under Mötesresekostnader i fältet Fötroendeuppdrag anges i vilken egenskap personen reser (t.ex. ”medlem i tidskriftens redaktion”). Obs! Här meddelas resenärens position inom den internationella organisationen/redaktionen, inte inom det finländska samfundet.

I fältet Resmål antecknas den stad eller det land där mötet hålls. Om platsen inte är känd, meddelas så precisa uppgifter som vid ansökningstiden är möjligt i fältet Tilläggsuppgifter, åtminstone den världsdel där mötet ordnas.

De ansökta resekostnaderna innefattar flyg och hotell för 1-2 nätter. Understödet täcker inte dagpenningar eller eventuella deltagaravgifter för konferenser då mötet ordnas i samband med en konferens.

Medlemskap och ställföreträdarskap nämns i samfundets verksamhetsberättelse. Medlemsavgifts- och resekostnader ska bokföras i resultaträkningen på så sätt att kostnaderna som angivits i redovisningen kan verifieras.

De ansökta beloppen anges i hela euro utan tusentalsavgränsare.