Detta är ett informationsdokument för den registrerade om Vetenskapliga samfundens delegations medlemsbrevs prenumerantregister i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016 12-22).

Upprättad 23.10.2020.

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Snellmansgatan 13
00170 Helsingfors
FO-nummer: 0524704-5

2. Kontaktperson som ansvarar för registret

IT-chef Jani Laatikainen
Snellmansgatan 13
00170 Helsingfors
Tfn +358 9 228 69 220
E-post jani.laatikainen(at)tsv.fi

3. Personuppgiftsbiträde

Gruppo oy
FO-nummer: 2190176 4
Skepparegatan 37
00150 Helsingfors

4. Registrets namn

Vetenskapliga samfundens delegations medlemsbrevs prenumerantregister

5. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna i registret används för att informera om Vetenskapliga samfundens delegations verksamhet och evenemang samt allmänt om nyheter inom vetenskap.

Personuppgifter behandlas i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) enligt följande rättsliga grunder:

1. Den registrerade har otvetydigt lämnat sitt samtycke (som kunden kan återta när som helst)

6. Datainnehåll

Följande uppgifter kan lagras i registret:

• Kundens namn
• E-postadress
• Organisation

7. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter som lagras i registret erhålls av prenumeranten själv i samband med prenumeration av medlemsbrevet. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras för de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning från offentligt tillgängliga källor och myndigheter.

8. Översändande av uppgifter till övriga tjänster

Uppgifterna i registret överförs inte till övriga tjänster.

9. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter utlämnas inte regelmässigt till andra parter.

Den personuppgiftsansvariga överför inte uppgifter utanför EU eller EES.

10. Personuppgifternas förvaringstid

Personuppgifter förvaras så länge som det är nödvändigt för användningssyftet för uppgifterna.

Prenumeranten kan när som helst avbeställa medlemsbrevet och få sina uppgifter raderade.

11. Principer för skydd av registret

Uppgifterna i registret är sparade i Gruppo Oy:s system som är skyddat med användarnamn och lösenord. Den personuppgiftsansvariga ser till att sparade uppgifter och övriga uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda i vars arbetsuppgifter detta ingår.

12. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter

Varje person som finns i registret har rätt att granska sina uppgifter som sparats i registret samt kräva att eventuella fel korrigeras eller att bristfällig information kompletteras. Ifall personen vill granska de uppgifter som sparats om hen eller begära korrigering så ska begäran skickas skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

Personer i registret har rätt att be om att personuppgifter gällande hen raderas från registret. De registrerade har också de andra rättigheterna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning såsom begränsning av behandling av personuppgifter i vissa situationer. Begäran ska skickas skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.

14. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna beskrivning ändras markeras ändringarna i beskrivningen med datum. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.