Dataskyddsbeskrivning för VSD:s medlemsregister
Detta är ett informationsdokument för den registrerade om Vetenskapliga samfundens delegations medlemsregister i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016 12-22).
Upprättad 3.8.2018.
1. Personuppgiftsansvarig
Vetenskapliga samfundens delegation
Snellmansgatan 13
00170 Helsingfors
FO-nummer: 0524704-5
2. Kontaktperson som ansvarar för registret
IT-chef Jani Laatikainen
Tfn (09) 228 69 220
E-post jani.laatikainen(at)tsv.fi
3. Registrets namn
Vetenskapliga samfundens delegations medlemsregister
4. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Vetenskapliga samfundens delegations medlemmar är vetenskapliga samfund. I medlemsregistret lagras uppgifter om medlemssamfunden, inklusive kontaktpersonernas uppgifter. Uppgifterna används för att hålla kontakt med medlemssamfunden, samt för att göra medlemssamfunden kända genom att publicera uppgifter på VSD:s webbsidor.
Personuppgifter behandlas i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) enligt följande rättsliga grunder:
1. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås (GDPR 6 art. 1.b)
2. Den registrerade har otvetydigt lämnat sitt samtycke (som kunden kan återta när som helst)
5. Datainnehåll
I registret lagrade uppgifter som publiceras på VSD:s internetsidor:
- Samfundets namn på finska, svenska, engelska och eventuellt tre andra språk
- Samfundets stiftelseår
- Samfundets postadress
- Adress till samfundets hemsida
- Kontaktpersons namn och position i föreningen
- Kontaktpersons e-postadress och telefonnummer
- Direktionens eller styrelsens ordförandes namn
- Vice ordförandes namn
- Sekreterarens namn
- Verksamhetsledarens namn
- Information om samfundets internationella samarbete
- Övrig information som väsentligen hör till samfundets verksamhet
I registret lagrade uppgifter som är endast för VSD:s interna bruk:
- Samfundets e-postadress
- Samfundets icke offentliga postadress
- Samfundets vetenskapsområde (på finska, svenska och engelska)
- Året då medlemskapet i VSD godkänts
- Medlemsantal
- Samfundets kontaktperson jämte kontaktuppgifter gällande publikationer, om annan än samfundets allmänna kontaktperson
- Kontokontaktperson / kassör
- Kontokontaktpersonens postadress, e-postadress, telefonnummer och faxnummer
- Samfundets bankuppgifter
- Direktionens eller styrelsens ordförandes namn, titel, samt mandatperiodens start- och slutår
- Vice ordförandes namn, titel, samt mandatperiodens start- och slutår
- Sekreterarens namn, titel, samt mandatperiodens start- och slutår
- Verksamhetsledarens namn, titel, samt mandatperiodens start- och slutår
- Information om samfundets principer för godkännande av medlemmar
6. Regelmässiga uppgiftskällor
Uppgifter som lagras i registret erhålls av medlemssamfundens representanter eller de registrerade själva.
7. Översändande av uppgifter till övriga tjänster
Uppgifterna i registret överförs inte till övriga tjänster.
8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifter utlämnas inte regelmässigt till andra parter.
Den personuppgiftsansvariga överför inte uppgifter utanför EU eller EES.
9. Personuppgifternas förvaringstid
En enskild persons personuppgifter förvaras så länge som den registrerade har ett förtroendeuppdrag i medlemssamfundet. Medlemssamfundets allmänna uppgifter förvaras så länge som samfundet är medlem i VSD och efter det så länge som det är nödvändigt för att uppfylla någondera parts rättigheter och skyldigheter.
10. Principer för skydd av registret
Registret behandlas omsorgsfullt och de uppgifter som behandlas med hjälp av datasystem skyddas på ett lämpligt sätt. När registeruppgifterna förvaras på en internetserver sköts datorutrustningens fysiska och digitala datasäkerhet på ett lämpligt sätt. Den personuppgiftsansvariga ser till att sparade uppgifter och övriga uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda i vars arbetsuppgifter detta ingår.
11. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter
Varje person som finns i registret har rätt att granska sina uppgifter som sparats i registret samt kräva att eventuella fel korrigeras eller att bristfällig information kompletteras. Ifall personen vill granska de uppgifter som sparats om hen eller begära korrigering så ska begäran skickas skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.
12. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter
Personer i registret har rätt att be om att personuppgifter gällande hen raderas från registret. De registrerade har också de andra rättigheterna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning såsom begränsning av behandling av personuppgifter i vissa situationer. Begäran ska skickas skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.
