Tieteellisten seurain valtuuskunnan jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) jäsenrekisteristä.

Laatimispäivä 3.8.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Tietohallintopäällikkö Jani Laatikainen
Puh. (09) 228 69 220
jani.laatikainen(at)tsv.fi

3. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tieteellisten seurain valtuuskunnan jäseninä on tieteellisiä seuroja. Jäsenrekisteriin tallennetaan tietoja jäsenseuroista, mukaan lukien yhteyshenkilöiden tietoja. Tietoja käytetään yhteydenpitoon jäsenseuroihin, sekä jäsenseurojen tunnetuksi tekemiseen julkaisemalla tietoja TSV:n verkkosivuilla.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin

oikeusperustein:

1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b):

2. Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa milloin tahansa)

5. Tietosisältö

Rekisteriin tallennetut tiedot, jotka julkaistaan TSV:n internetsivuilla:

  • Seuran nimi suomeksi, ruotsiksi, englanniksi ja mahdollisesti kolmella muulla kielellä

  • Seuran perustamisvuosi

  • Seuran postiosoite

  • Seuran kotisivujen osoite

  • Yhteyshenkilön nimi ja asema yhdistyksessä

  • Yhteyshenkilön sähköpostiosoite ja puhelinnumero

  • Johtokunnan tai hallituksen puheenjohtajan nimi

  • Varapuheenjohtajan nimi

  • Sihteerin nimi

  • Toiminnanjohtajan nimi

  • Tieto seuran kansainvälisestä yhteistyöstä

  • Muuta seuran toimintaan olennaisesti liittyvää tietoa

Rekisteriin tallennetut, vain TSV:n sisäiseen käyttöön olevat tiedot:

  • Seuran sähköpostiosoite

  • Seuran Ei-julkinen postiosoite

  • Seuran tieteenala (suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi)

  • TSV:n jäseneksi hyväksymisvuosi

  • Jäsenmäärä

  • Seuran julkaisuihin liittyvä yhteyshenkilö yhteystietoineen, jos eri kuin seuran yleinen yhteyshenkilö

  • Tiliyhteyshenkilö / taloudenhoitaja

  • Tiliyhteyshenkilön sähköpostiosoite, puhelinnumero ja fax-numero

  • Tiliyhteyshenkilön postiosoite

  • Seuran pankkiyhteystieto

  • Johtokunnan tai hallituksen puheenjohtajan nimi, titteli, sekä toimikauden alku- ja päättymisvuodet

  • Varapuheenjohtajan nimi, titteli, sekä toimikauden alku- ja päättymisvuodet

  • Sihteerin nimi, titteli, sekä toimikauden alku- ja päättymisvuodet

  • Toiminnanjohtajan nimi, titteli, sekä toimikauden alku- ja päättymisvuodet

  • Tieto seuran jäseneksi hyväksymisperiaatteista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäsenseuran edustajilta tai rekisteröidyiltä itseltään.

7. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Yksittäisen henkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity toimii jäsenseurassa luottamustehtävässä. Jäsenseuran yleisiä tietoja säilytetään niin kauan kuin seura on TSV:n jäsenenä ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista osapuolten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

 

Päivitetty 24.10.2022 12.33