Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) hallituksen jäsenvaalin ehdokasrekisteristä. Laatimispäivä 20.6.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Viestintäassistentti Elina Suominen
Puh. (09) 228 69 225
Sähköposti tsv(at)tsv.fi

3. Rekisterin nimi

TSV:n hallituksen jäsenvaalin ehdokasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Ehdotuksen tekijän tulee vakuuttaa, että hän on kysynyt ja saanut ehdokkaan ja hänen varajäsenensä suostumukset esitykselleen sekä tietojen väliaikaiseen julkaisemiseen ja jakamiseen TSV:n jäsenistölle ennen syyskokousta.

Henkilötietoja kerätään ennen TSV:n syyskokousta suoritettavaa hallituksen ennakkoehdokasasettelua varten. Ehdokkaita voi esittää myös paikan päällä syyskokouksessa, sillä yhdistyslain mukaan kaikille päätösvallan käyttöön oikeutetuille on turvattava oikeus osallistua ehdokkaiden asettamiseen vaalia varten.

5. Tietosisältö

Rekisteriin on tallennettu tietoja TSV:n hallitukseen ehdotettavista jäsenistä ja heidän varajäsenistään sekä ehdotuksen tekijästä. Osa tiedoista julkaistaan väliaikaisesti TSV:n verkkosivuilla ja jaetaan TSV:n jäsenistölle sähköpostitse ennen syyskokousta.
Rekisteriin tallennetut tiedot, jotka julkaistaan ja jaetaan jäsenistölle:

• Ehdotuksen tekijän edustama jäsenseura
• Ehdotetun henkilön nimi ja hänen edustamansa jäsenseura
• Ehdokkaan henkilökohtaisen varajäsenen nimi ja hänen edustamansa jäsenseura

Rekisteriin tallennetut tiedot, jotka on tarkoitettu vain TSV:n sisäiseen käyttöön:

• Ehdotuksen tekijän nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Ehdotusta ei voi enää muuttaa tai perua verkkolomakkeen lähettämisen jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ehdotuksen tekijältä TSV:n verkkosivuilla täytetyn ehdotuslomakkeen kautta. Ehdotuksen tekijä vakuuttaa, että on kysynyt ja saanut ehdokkaan ja hänen varajäsenensä suostumuksen esitykselle sekä tietojen väliaikaiselle julkaisemiselle ja jakamiselle TSV:n jäsenistölle.

7. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ehdokkaiden ja heidän varajäsentensä nimet ja heidän edustamansa seuran tai seurojen nimet julkaistaan perusteluineen väliaikaisesti Tieteellisten seurain valtuuskunnan verkkosivuilla. Samat tiedot lähetetään sähköpostitse myös jäsenseurojen ilmoittamille yhteyshenkilöille, jotta seurat voivat keskustella ehdokkaista sisäisesti ennen kokouksessa suoritettavaa varsinaista äänestystä. Muita rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin muille tahoille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Kaikki ehdotuslomakkeella saadut tiedot poistetaan ehdokasrekisteristä ja TSV:n verkkosivuilta viimeistään kaksi viikkoa TSV:n syyskokouksen päättymisen jälkeen.

10. Rekisterin tietojen suojaaminen

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) mainitulle rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) mainitulle rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.