Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) jäsenrekisteristä.

Laatimispäivä 18.8.2022.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Y tunnus: 0524704 5

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Hallinnon assistentti Elina Suominen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
(09) 228 69 225

3. Käsittelijä

Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176 4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

4. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan tapahtumarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen ja kehittäminen sekä tapahtumasta viestiminen.

6. Käsiteltävät tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Ilmoittautujan nimi
• Sähköpostiosoite
• Organisaatio
• Osallistujatiedot kuten erikoisruokavaliot

7. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. 

8. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme sekä mahdollisten työpajojen järjestäjille. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, jos sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.